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Le plan de développement des compétences est encore trop peu utilisé par les PME.
Il a pourtant une utilité dans l?évolution de l?entreprise : Vecteur de motivation et d?implication des employés, maintien de compétitivité, adaptation aux nouvelles normes...
Et savez-vous que les formations peuvent aussi jouer un rôle dans la stratégie de développement de votre entreprise ?
Voici comment...
Plan de développement des compétences... Vous en avez déjà entendu parler.
Oui, c?est l?ancien plan de formation, devenu aujourd?hui, plan de développement des compétences.
C?est un outil simple et pourtant peu utilisé dans les PME, peut être parce qu?il n?est pas obligatoire.
Ce document recense les besoins de votre organisation en matière de formation pour permettre aux salariés de s?adapter aux évolutions de leur poste ou de développer des nouvelles compétences.
Au-delà de cet objectif, l?entreprise peut y trouver des moyens pour maintenir sa compétitivité ou pour se développer.
Il peut aussi accompagner une évolution ou une transformation de l?organisation pour faire face à de nouvelles réglementations, des modifications de son marché ou d?évolutions technologiques à intégrer.
Si l?employeur a l?obligation légale de donner la capacité à ses salariés, de s?adapter aux évolutions de leur poste et de pouvoir se maintenir dans leur emploi, souvent c?est au fil de l?eau que les actions de formation sont mises en place, notamment dans les PME.
Prises par leurs objectifs d?exploitation, celles-ci n?ont pas toujours les moyens de réfléchir, en amont, à leur stratégie de formation.
J?ai choisi de faire ce guide pour faire gagner du temps aux dirigeants de PME.
Il va vous aider à mettre en place leur plan de développement des compétences au travers de pratiques simples que j?ai pu appliquer dans différentes entreprises.
Les principales caractéristiques
Depuis le 1er janvier 2019, le plan de formation est appelé plan de développement des compétences (PDC) et comprend deux catégories d?actions de formation.
1- Des formations liées aux évolutions du poste de travail comme les nouvelles normes, procédures ou techniques. Ces formations vont permettre au salarié de garder ses capacités à remplir ses missions liées au poste qu?il occupe dans l?organisation. Ses nouvelles compétences, connaissances ou aptitudes seront mises en ?uvre directement dans le cadre de ses fonctions.
2- Des formations pour une montée en compétences, dont le but est de permettre au salarié d?évoluer professionnellement. Les nouvelles compétences pourront être mise en ?uvre dans ses fonctions actuelles ou, plus tard, dans le cadre de nouvelles responsabilités.
A ces deux catégories, il faut ajouter le caractère obligatoire de certaines formations.
Dans la sécurité notamment, l?employeur doit pouvoir procurer à ses employés, les connaissances et compétences générales utiles et nécessaires.
De même, l?évolution de normes ou de réglementations oblige le chef d?entreprise à engager des actions qui permettront aux salariés concernés de s?y adapter, sous peine de devoir cesser leur travail.
Ces obligations sont très présentes dans l?industrie par exemple.
Ainsi, le PDC regroupe toutes les formations que l?entreprise devra mettre en place pour l?année à venir.
Depuis la réforme de 2019, sont considérées comme formation, l?action de formation elle-même, mais aussi le bilan de compétences, la validation des acquis de l?expérience (VAE) et l?apprentissage.
L?action de formation est définie comme un parcours pédagogique qui permet d?atteindre un objectif professionnel.
Ces actions peuvent être réalisées en milieu professionnel, en présentiel ou tout ou partie à distance.
Le plan de développement des compétences est élaboré par l?entreprise, quelle que soit sa taille. Et sa mise en ?uvre ou non est décidée par l?employeur après consultation des représentants du personnel.
A savoir
Lorsqu?un employé bénéficie d?une formation, celle-ci s?inscrit dans le cadre de son contrat de travail et il a obligation de s?y soumettre. Un refus peut être assimilé à une faute professionnelle, pouvant faire l?objet d?un licenciement.
Néanmoins un salarié peut refuser une action en formation dans certains cas :
- Si toute ou une grande partie de la formation se déroule en dehors des heures de travail.
- Si le départ en formation est précipité, ou si cette formation est éloignée ou particulièrement longue.
- Dans le cadre d?un bilan de compétences
- pour une validation des acquis devant un jury (VAE)
Ces deux derniers points étant assez évident, puisqu?ils nécessitent l?adhésion du salarié au projet.
Les étapes de la création.
Étudier le plan de l?an passé.
S?il existe, il permet de faire un état des lieux sur les formations mises en ?uvre et leurs impacts sur l?entreprise. C?est un excellent retour d?expérience qui pourra améliorer le nouveau plan.
Vérifier quelle formation n?a pas pu être engagée, pour quelles raisons ?
Quelles sont les actions qui ont eu du succès ? Celles, au contraire, qui n?ont pas atteint leurs objectifs
L?aspect financier aussi peut être étudier pour entamer une négociation avec certains organismes de formation chez qui vous êtes bon client.
En général, lorsqu?un plan a été déployé, un bilan est fait en fin d?année. C?est ce bilan qu?il faudra utiliser. Plus de détail sur ce bilan plus loin dans ce guide.
Déterminer les besoins
Il y a deux leviers principaux pour déterminer les besoins en formation.
Le premier, relève de la stratégie de l?entreprise.
Suivant les objectifs fixés, l?entreprise a intérêt de mettre en place un soutien par la formation.
En effet la formation peut être utilisée pour accompagner le changement, pour s?adapter à un nouvel outil ou encore dans le cadre de restructuration.
L?entreprise aura au préalable identifier ses besoins grâce à une analyse poussée des compétences requises dans la nouvelle situation et d?une bonne connaissance des compétences actuelles.
Le second levier est celui exprimé par les salariés pour développer leur employabilité, bénéficier d?une promotion interne ou développer des compétences.
Cette expression peut être volontaire au travers des entretiens annuels d?évaluation, par des enquêtes ou relayée par les représentants du personnel.
Les besoins peuvent aussi être exprimés indirectement par l?observation des collaborateurs, les fiches de postes, les nouvelles réglementations ou encore, l?évolution de normes.
Le besoin peut être aussi déterminé par l?évolution de carrière d?un collaborateur. Son plan personnel de formation peut s?étaler alors sur plusieurs années, avec l?objectif d?une promotion interne.
Une fois collectés, les besoins doivent être analysés et clarifiés.
Ils pourront être regroupés par thème, secteur d?activité, compétences.
Certaines formations pourront être effectuées en interne alors que d?autres devront faire appel à des organismes externes.
L?apport des catalogues de formations
Bon nombre d?entreprise utilisent ces catalogues d?abord pour susciter l?intérêt de leurs salariés et développer une certaine motivation bien souvent absente, notamment chez les salariés des plus bas niveaux de compétences.
L?autre intérêt est de corréler besoins de l?entreprise et offres de formation, ce qui, quelque part biaise un peu le réel besoin de l?organisation.
Ce biais reste néanmoins minime face aux bénéfices d?utiliser ces catalogues dans la construction du plan de développement des compétences
Faire une première version du plan
Dans cette première version, seront intégrés les éléments financiers, les types et durées de chaque formation, les publics visés.
Il s?agit d?avoir une vision globale de l?action de formation et de son impact financier.
Parallèlement, l?entreprise devra consolider le budget entre les aides proposées et le budget qu?elle alloue. L?information des différents dispositifs disponibles est importante. L?entreprise peut être accompagnée, dans cette information par son OPCO.
Il est nécessaire d?étudier chaque dispositif pour déterminer les plus pertinents et optimiser le budget
Faire une seconde version
En fonction des budgets obtenus, le chef d?entreprise procèdera à un arbitrage.
Il fixera les actions de formation prioritaires en tenant compte des objectifs de l?entreprise, des impératifs légaux et réglementaires, mais aussi des données sociales et de développement professionnel.
Par exemple, il sera peut-être nécessaire de former des collaborateurs en interne, parce que l?entreprise ne trouve pas de candidats suffisamment qualifiés, selon ses critères.
Comment bien arbitrer le plan de formation
Il ne s?agit pas ici de donner une méthode unique qui fonctionnerait pour toutes les entreprises, mais plutôt d?indiquer au décideur quelques pistes de réflexion pouvant l?aider à faire ces choix.
Au-delà des formations obligatoires, le chef d?entreprise pourra répondre à ces quelques questions :
- A propos de chaque formation :
La méthode des 5 Pourquoi ? et ainsi aller au fond de la raison de maintenir cette formation
Isoler les objectifs et vérifier leur « équilibre » pour l?entreprise (un service n?est-il pas oublié ou sous doté ?)
Quelles applications concrètes attendre pour le service ? Prioriser ces attentes
- A propos des participants
Quelles sont les attentes pour chacun d?entre eux ? Sont-elles réalistes ?
Quels soutiens le salarié trouvera-t-il pour appliquer ses nouvelles connaissances ?
Qui bénéficie d?un plan de carrière, de progression ?
La seconde version doit être présentée au CE ou aux représentants du personnel pour consultation.
Cette présentation doit âtre adaptée et centrée sur les bénéfices apportés aux employés par les formations proposées.
Souvent il s?agit d?une présentation, plutôt qu?une négociation. Chaque chef d?entreprise pourra développer sa stratégie d?implication des représentants du personnel.
Néanmoins, plus les représentants sont impliqués en amont, moins il y aura d?éventuelles contestations par la suite.
Le plan devra comprendre les informations suivantes
- Données professionnelles de l?employé : son service, son poste, son supérieur hiérarchique.
- Les données de la formation : Nom, contenu, objectifs, durée, etc...
- les coûts associés : salaire perçu pendant la formation, coût du formateur, coûts annexes de logement, de nourriture, etc...
- Les commentaires des participants : Vérifier l?intérêt et les bénéfices de la formation
Mettre en ?uvre le plan
C?est une partie assez délicate surtout si une personne n?y est pas dédiée.
Cette mise en ?uvre s?étale, en général, sur l?année.
Il s?agit de réaliser les actions de formation présentées dans le plan.
Organiser, coordonner, mettre en place et gérer les conventions, monter les dossiers, organiser les évaluations, etc.
Il s?agit, en fait de mettre en place une vraie logistique.
Il faudra aussi déterminer les indicateurs de performance du plan et des actions de formations.
Les actions de formation devront être évaluées « à chaud » avec une enquête auprès des apprenants, et le retour du formateur.
Puis « à froid », 2 à 5 mois après, avec une vérification des acquis, et un questionnement aux managers quant aux bonnes applications de la formation.
Ces indicateurs pourront être suivis sur un tableau de bord. L?entreprise pourra aussi déterminer le ROI, même s?il est difficile à chiffrer
Par ailleurs, l?implication des responsables est un élément important de l?efficacité de la formation. Il faut que les éléments enseignés puissent être mis en place dans le travail quotidien. C?est un processus important de l?apprentissage et de l?ancrage de la compétence.
Faire le bilan
A la fin de l?année, faire le bilan des actions menées avec des évaluations précises et quantifiables.
Intégrer les retours des participants, des formateurs et des intervenants extérieurs.
Analyser les coûts réels par rapport au budget, justifier des écarts éventuels.
Le bilan est à présenter au CE ou aux délégués du personnel et une déclaration est à envoyer au centre des impôts.
Les formations suivis par les dirigeants font l?objet d?un crédit d?impôts. Ce crédit est plafonné à 40 heures multiplié par le SMIC horaire. Les heures sont comptabilisées par année calendaire
Le plan de développement des compétences élément de la stratégie de l?entreprise
Le PDC est à la croisée de la stratégie de développement de l?entreprise et des besoins exprimés par les salariés.
Le plan de développement des compétences ne doit pas être vu comme une entité à part dans l?organisation, mais comme un élément constitutif du développement de l?entreprise.
La stratégie de développement de l?entreprise va, entre autres, définir et hiérarchiser des finalités et des objectifs sur le terrain. Elle va pouvoir se traduire par un ou des plans d?actions pour chacune des grandes fonctions de l?entreprise.
La stratégie RH va chercher à concilier objectifs économiques et finalités sociales. Elle va inclure des valeurs, des normes et des principes, tout en définissant les objectifs, les moyens et les contraintes spécifiques à l?entreprise et son environnement.
Vient ensuite la stratégie de compétences qui va préciser les orientations sur la mobilité professionnelle, l?employabilité ou le recrutement.
Par exemple, un établissement hôtelier décide d?orienter sa nouvelle offre de restauration vers la gastronomie, sa stratégie de compétences peut s?orienter vers le recrutement d?un chef étoilé, vers l?organisation de stages de perfectionnement pour certains chefs de partie, des formations internes pour d?autres employés de la cuisine. Mais aussi des actions pour le personnel de salle et son encadrement.
Découlera ensuite la stratégie de formation qui va s?articuler autour de deux axes :
- les objectifs prioritaires à court, moyen et long terme des actions de formation
- Les moyens mis à disposition pour atteindre ces objectifs
Les objectifs, appelés aussi axes stratégiques sont déterminer par la stratégie globale, la stratégie RH et la gestion du développement des compétences.
Dans notre exemple ci-dessus, nous comprenons que différentes actions de formations devront être réalisées auprès de salariés différents et hiérarchisés en fonction de leur priorité.
Cette stratégie de formation est alors matérialisée par le plan de formation ou plan de développement des compétences dont nous venons de voir les étapes de sa réalisation
Il n?y a plus qu?à...
Si vous n?avez jamais fait de plan de formation, cela pourrait vous paraître fastidieux...
Recenser les besoins, les formaliser, décider...
N?oubliez pas que vous avez à vos côtés votre OPCO
Vous pouvez le contacter rapidement et voir déjà ce qu?il peut vous apporter au stade où vous êtes.
Et puis, vous savez déjà que dès le premier pas effectué, le reste sera plus facile...
Et lorsque vous serez convaincu du bénéfice des formations pour votre entreprise, votre personnel et vos clients, je suis convaincu que vous n?hésiterez plus à franchir le pas.
En tout cas, je vous y invite, c?est aussi l?objet de ce guide
N?hésitez pas à me faire part de vos commentaires suite à la lecture de ce guide
Vous pouvez me contacter avec cette adresse mail contact@moncoachotel.fr
A bientôt
